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Qué hacer si tú proyecto se retrasa: Un plan de 5 puntos

Por Jennifer Kentmere

A veces no importa lo bien que planees, calcules y programes, un proyecto puede retrasarse. Puede ser debido a algo fuera de tú control, falta de experiencia en ese campo en particular o simplemente la vida a secas se cruzó en el camino.

Así que una vez que te hallas en esta situación, ¿qué debes hacer?

1 - No te asustes!

La primer cosa a recordar es no entrar en pánico. Te has retrasado, pero es por eso que tienes un plan proyectado: Para reconocer las situaciones antes de que se conviertan en problema y hacer algo al respecto.

2 - Evalúa la situación

Echa un vistazo a tú proyecto y preguntaté:

    ¿Cuál es la fecha de finalización de este proyecto, si todo sigue en este curso?

    ¿Qué recursos se necesitarían para llevar el proyecto de nuevo al calendario programado?

3 - La comunicación, la comunicación, la comunicación

Puede ser tentador meter la cabeza en la arena y esperar que todo salga bien, pero es probable que necesites comunicarte con tú cliente en este momento para tomar algunas decisiones.

Es por eso que ya has evaluado la situación: Puedes ir a tú cliente con las soluciones, no con los problemas. Es posible que ya hayas acordado las prioridades del proyecto con tú cliente, que te ayudarán a tomar decisiones sobre cómo proceder, pero si no, la pregunta que hay que hacer en este momento es: Cómo establecer prioridades?

4 - Hay tres variables para dar prioridad a un proyecto:

    Tiempo

    Calidad

    Costo

El plazo de tiempo se ha deslizado. Necesitas decidir cuál es la variable más importante en este punto, si aún no lo has hecho.

    Tiempo

    ¿Qué tan importante es el plazo?

    Si el proyecto no esta en su momento crítico, el cliente puede apreciar una actualización sobre el nuevo plazo, y decidir no cambiar nada.

    Si el plazo es la clave y no se puede mover, tú y tu cliente puede optar por dar prioridad a este sobre la calidad o costo.

    Calidad

    El cliente puede optar por dejar pasar la calidad con el fin de obtener el proyecto terminado a tiempo.

    Un ejemplo de esto podría ser un proyecto para crear decoraciones para una fiesta de inauguración. Es evidente que la fecha del proyecto no se puede mover, pero el cliente puede optar por tener menos carteles o usar tarjetas pre-impresas en lugar de los hechos a la medida a fin de completar el calendario previsto. (Por supuesto, puedes tener una tarifa reducida para compensar la pérdida de calidad).

    Costo

    Tú cliente puede decidir asignar un mayor presupuesto a fin de completar el proyecto dentro del plazo. Esta es la razón por la que pasó por la etapa de evaluación: ahora puedes ir a tú cliente con una idea de los recursos que se necesitarán para completarlo a tiempo. Esto puede ser cualquier cosa, desde horas extra, contratar más personal, más equipo u otros recursos.

5 - Consecuencias

Si estás trabajando en varios proyectos, ahora tienes que evaluar los efectos en cadena para otros proyectos. Si se asignan más horas para completar este proyecto a tiempo, qué significa eso para tus planes en otro proyecto?

Recuerda: No te asustes!

Jennifer Kentmere es una escritora independiente y empresaria. Se formó en la gestión de proyectos del sector público en el Reino Unido y dejó en 2008 para ir solo como gerente de proyectos independiente que trabaja con empresas pequeñas y medianas. Ella ahora vive en los EE.UU. y es un apasionada acerca de cómo utilizar su experiencia para ayudar a otros profesionales independientes.

Usted puede leer más de Jennifer en su blog, que está dirigido a trabajadores independientes que no han tenido la formación de gestión de proyectos, pero a quienes les gustaría asesoramiento sobre la organización de su trabajo.

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